จุดที่ต้องมีในหนังสือ
- ระบุวัน เวลา จำนวนผู้เข้าร่วม และอุปกรณ์ที่ขอใช้ให้ครบในหนังสือฉบับเดียว
- บอกวัตถุประสงค์ของกิจกรรมว่าเป็นประโยชน์อย่างไร
- แจ้งชื่อและเบอร์ผู้ประสานงานที่ติดต่อได้จริง
ตัวอย่างหนังสือ
ข้อความใน [ ] คือส่วนที่ต้องแก้เป็นข้อมูลของคุณ
ที่ [เลขที่หนังสือ]
[ชื่อหน่วยงานหรือบริษัทผู้ส่ง]
[ที่อยู่]
[วันที่ เดือน ปี]
เรื่อง ขอความอนุเคราะห์ใช้สถานที่
เรียน [ตำแหน่งผู้บริหารของหน่วยงานเจ้าของสถานที่]
สิ่งที่ส่งมาด้วย กำหนดการ [ชื่อกิจกรรม] จำนวน 1 ฉบับ
ด้วย [ชื่อหน่วยงานผู้ส่ง] มีกำหนดจัด [ชื่อกิจกรรม] เพื่อ [วัตถุประสงค์โดยย่อ] โดยมีผู้เข้าร่วมประมาณ [จำนวน] คน ในวันที่ [วันที่] เวลา [เวลาเริ่ม] ถึง [เวลาสิ้นสุด] น.
ในการนี้ [ชื่อหน่วยงานผู้ส่ง] พิจารณาแล้วเห็นว่า [ชื่อห้องหรือสถานที่] ของท่านมีความเหมาะสมทั้งด้านขนาดและการเดินทาง จึงขอความอนุเคราะห์ใช้สถานที่ดังกล่าว พร้อมอุปกรณ์ [เช่น เครื่องเสียง โปรเจกเตอร์] ทั้งนี้ หน่วยงานจะดูแลความสะอาดและรับผิดชอบความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากการจัดกิจกรรม โดยมอบหมายให้ [ชื่อผู้ประสานงาน] โทร. [เบอร์โทร] เป็นผู้ประสานงาน
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์ และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้
ขอแสดงความนับถือ
([ชื่อ-นามสกุลผู้ลงนาม])
[ตำแหน่ง]
[ชื่อฝ่ายที่ติดต่อ]
โทร. [เบอร์โทรศัพท์]
ไม่อยากแก้ทีละช่อง? ใส่เรื่องและรายละเอียดของคุณ ให้ AI ร่างฉบับใหม่ให้ในไม่กี่วินาที
ให้ AI ร่างหนังสือนี้ข้อควรรู้
- ส่งหนังสือล่วงหน้าอย่างน้อย 2–3 สัปดาห์ เพราะหน่วยงานรัฐต้องเสนอผู้บริหารพิจารณา
- ถ้ามีค่าบำรุงสถานที่ ให้ถามผู้ประสานงานก่อนส่งหนังสือ แล้วระบุในหนังสือว่ายินดีชำระตามระเบียบ
คำถามที่พบบ่อย
ต้องแนบอะไรไปกับหนังสือขอใช้สถานที่?
นิยมแนบกำหนดการหรือโครงการโดยย่อ เพื่อให้ผู้พิจารณาเห็นช่วงเวลาและลักษณะกิจกรรม ถ้ามีผังการจัดห้องก็แนบไปได้