หนังสือภายนอก ติดต่อหน่วยงานและบริษัท
หนังสือขอความอนุเคราะห์ใช้สถานที่
ใช้เมื่อหน่วยงานหรือบริษัทต้องการขอใช้ห้องประชุม หอประชุม หรือพื้นที่ของหน่วยงานอื่นเพื่อจัดอบรม ประชุม หรือกิจกรรม
หนังสือขอความอนุเคราะห์ข้อมูล
ใช้ขอข้อมูล สถิติ หรือเอกสารจากหน่วยงานอื่น เพื่อทำรายงาน วิจัย วางแผนโครงการ หรือประกอบการพิจารณา
หนังสือเชิญเป็นวิทยากร
ใช้เชิญบุคคลภายนอกหรือผู้เชี่ยวชาญจากหน่วยงานอื่นมาบรรยาย ให้ความรู้ หรือเป็นผู้ร่วมเสวนา
หนังสือขอบคุณ
ใช้ขอบคุณหน่วยงานหรือบุคคลที่ให้ความอนุเคราะห์ สนับสนุน หรือเป็นวิทยากร หลังกิจกรรมเสร็จสิ้น
หนังสือขอขยายระยะเวลาส่งมอบงาน
ใช้เมื่อผู้รับจ้างส่งมอบงานไม่ทันตามสัญญา เพราะเหตุที่ไม่ใช่ความผิดของตน เช่น ภัยธรรมชาติ หรือความล่าช้าจากฝั่งผู้ว่าจ้าง
หนังสือแจ้งเปลี่ยนแปลงที่อยู่หรือข้อมูลบริษัท
ใช้แจ้งลูกค้า คู่ค้า หรือหน่วยงานที่ติดต่อกันอยู่ว่าบริษัทย้ายที่อยู่ เปลี่ยนชื่อ เปลี่ยนเบอร์โทร หรือเปลี่ยนผู้ติดต่อ
หนังสือนำส่งเอกสาร
ใช้เป็นหนังสือปะหน้าเมื่อส่งเอกสาร สำเนา หรือข้อมูลเพิ่มเติมให้หน่วยงานอื่นตามที่ร้องขอ
หนังสือขออนุญาตจัดกิจกรรม
ใช้ขออนุญาตหน่วยงานท้องถิ่นหรือเจ้าของพื้นที่ เพื่อจัดกิจกรรม ตั้งบูธ หรือใช้พื้นที่สาธารณะชั่วคราว
หนังสือขอคืนหลักประกันสัญญา
ใช้เมื่อพ้นระยะเวลารับประกันความชำรุดบกพร่องตามสัญญาแล้ว และผู้รับจ้างต้องการขอคืนหลักประกันสัญญา
หนังสือเชิญประชุม
ใช้เชิญผู้แทนหน่วยงานหรือบุคคลภายนอกเข้าร่วมประชุม
หนังสือขอรับการสนับสนุน
ใช้ขอรับการสนับสนุนเงิน สิ่งของ หรือของรางวัล จากบริษัท ร้านค้า หรือหน่วยงาน เพื่อจัดกิจกรรมสาธารณประโยชน์
หนังสือร้องเรียน
ใช้แจ้งปัญหาหรือร้องเรียนต่อหน่วยงานที่รับผิดชอบ เช่น ปัญหาสาธารณูปโภค เหตุรำคาญ หรือบริการที่ไม่เป็นไปตามข้อตกลง
บันทึกข้อความภายในหน่วยงาน
บันทึกข้อความขออนุมัติจัดซื้อ
ใช้เสนอผู้บริหารขออนุมัติจัดซื้อวัสดุ อุปกรณ์ หรือบริการ ก่อนดำเนินการจัดซื้อจริง
บันทึกข้อความขออนุมัติไปปฏิบัติงานนอกสถานที่
ใช้ขออนุมัติเดินทางไปราชการ ไปประชุม อบรม หรือตรวจงานนอกสถานที่ พร้อมขออนุมัติค่าใช้จ่ายเดินทาง
บันทึกข้อความรายงานผลการอบรม
ใช้รายงานผู้บังคับบัญชาหลังไปอบรม สัมมนา หรือดูงาน เพื่อสรุปความรู้และข้อเสนอที่นำมาใช้กับหน่วยงาน
บันทึกข้อความขออนุมัติเบิกค่าใช้จ่าย
ใช้ขอเบิกเงินคืนหรือขออนุมัติจ่ายค่าใช้จ่ายที่สำรองจ่ายไปแล้ว พร้อมแนบหลักฐาน
บันทึกข้อความขอแต่งตั้งคณะกรรมการ
ใช้เสนอผู้บริหารขอแต่งตั้งคณะกรรมการหรือคณะทำงาน เช่น คณะกรรมการตรวจรับ คณะทำงานจัดงาน
บันทึกข้อความแจ้งเวียน
ใช้แจ้งข้อมูล ขอความร่วมมือ หรือแจ้งแนวปฏิบัติให้หลายฝ่ายในหน่วยงานทราบพร้อมกัน
บันทึกข้อความขอลาพักผ่อน
ใช้ในหน่วยงานที่ยังขออนุญาตลาด้วยบันทึกข้อความ หรือใช้แนบเหตุผลประกอบแบบใบลา
หนังสือและเอกสารของบริษัทเอกชน
หนังสือติดตามการชำระเงิน (ครั้งที่ 1)
ใช้เตือนลูกค้าอย่างสุภาพเมื่อใบแจ้งหนี้เลยกำหนดชำระไปไม่นาน มักเป็นการเตือนครั้งแรก
หนังสือทวงถามการชำระเงิน (ครั้งที่ 2)
ใช้เมื่อลูกค้ายังไม่ชำระหลังเตือนครั้งแรก น้ำเสียงจริงจังขึ้นแต่ยังสุภาพ
หนังสือแจ้งปรับราคาสินค้า
ใช้แจ้งลูกค้าล่วงหน้าเมื่อบริษัทจะปรับราคาสินค้าหรือค่าบริการ
หนังสือแจ้งเปลี่ยนบัญชีรับเงิน
ใช้แจ้งลูกค้าว่าบริษัทเปลี่ยนบัญชีธนาคารที่ใช้รับชำระเงิน
หนังสือรับรองการทำงาน
ใช้รับรองว่าพนักงานทำงานกับบริษัทจริง เพื่อยื่นวีซ่า สมัครงานใหม่ หรือติดต่อหน่วยงาน
หนังสือรับรองเงินเดือน
ใช้รับรองรายได้ของพนักงาน เพื่อยื่นกู้ธนาคาร สมัครบัตรเครดิต หรือทำธุรกรรมที่ต้องแสดงรายได้
จดหมายลาออก
ใช้แจ้งความประสงค์ลาออกจากงานเป็นลายลักษณ์อักษร
ประกาศวันหยุดบริษัท
ใช้ประกาศวันหยุดตามประเพณีประจำปี หรือวันหยุดพิเศษของบริษัทให้พนักงานทราบ
หนังสือขอบคุณลูกค้า
ใช้ขอบคุณลูกค้าหลังจบโครงการ ช่วงสิ้นปี หรือในโอกาสครบรอบความร่วมมือ
หนังสือแจ้งยกเลิกบริการ
ใช้แจ้งผู้ให้บริการว่าจะไม่ต่อสัญญา หรือขอยกเลิกบริการตามเงื่อนไขในสัญญา
อีเมลติดตามใบเสนอราคา
ใช้ติดตามลูกค้าหลังส่งใบเสนอราคาไปแล้วระยะหนึ่ง เพื่อถามความคืบหน้าและเสนอความช่วยเหลือ
อีเมลขอนัดประชุม
ใช้ขอนัดหมายประชุมกับลูกค้า คู่ค้า หรือผู้ที่ยังไม่รู้จักกันมาก่อน
หนังสือตักเตือนพนักงาน
ใช้ตักเตือนพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อฝ่าฝืนข้อบังคับการทำงาน